In deze werkgroep zitten vrijwilligers die alle ingeschreven kinderen en leiding indelen in groepen. Ze inventariseren hoeveel vrijwilligers waar en wanneer tijdens KVW nodig zijn om alles in goede banen te kunnen leiden.

De rol van het bestuur is het in grote lijnen organiseren van de KVW waarbij gedacht kan worden aan het nemen van belangrijke beslissingen in de organisatie van de KVW en het beheren en controleren van de inkomsten en uitgaven. Nieuwe bestuursleden worden door het zittende bestuur gekozen.